Từ đổi mới đến bứt phá và phát triển

Quản trị không thể mãi dựa vào cảm tính – mà phải xây dựng bằng quy chế rõ ràng.

Trong suốt thời gian điều hành Thiết Kế Web DC, tôi đã từng gặp đủ các tình huống:

• Nhân sự làm tốt nhưng không rõ tiêu chuẩn nên không dám khen.
• Giao việc theo cảm hứng, dẫn đến việc chồng chéo.
• Lúng túng khi xử lý lỗi sai, vì không có quy chế cụ thể.

Và buổi học sáng nay giúp tôi xâu chuỗi lại toàn bộ: từ hệ thống hóa năng lực – đo lường hiệu quả – đến tối ưu vận hành đội nhóm

Hiểu đúng về năng lực – Bắt đầu từ chính người lãnh đạo

Một trong những mô hình khiến tôi ấn tượng trong buổi học là tam giác năng lực:
chuyên môn – quản trị – lãnh đạo. Ở trung tâm là tâm thái – chính là yếu tố nội lực quyết định sự trưởng thành của một người lãnh đạo.

Là người đi lên từ kỹ thuật, tôi từng tin rằng chỉ cần giỏi chuyên môn là đủ. Nhưng thực tế điều hành công ty lại đòi hỏi nhiều hơn:

• Biết tổ chức công việc, quản lý tiến độ, kiểm soát dòng tiền – đó là năng lực quản trị.
• Biết dẫn dắt đội ngũ, truyền cảm hứng, định hướng hành động – đó là năng lực lãnh đạo.
• Biết giữ tâm thế vững vàng, phản ứng chậm lại trước khủng hoảng – đó là tâm thái lãnh đạo.

Doanh nghiệp nhỏ không phát triển, đôi khi không phải vì thị trường – mà vì người đứng đầu chưa chịu lớn lên.

Vòng tròn năng lực – Giữ hay mở?

Mô hình “Vòng tròn năng lực” giúp tôi soi lại chính mình và đội ngũ. Câu hỏi quan trọng không phải là “có làm được không” mà là:
“Việc đó có nằm trong vùng năng lực đã kiểm chứng chưa?”

Nếu khách hàng yêu cầu một dịch vụ mới, tôi sẽ tự hỏi:

• Dịch vụ đó có liên quan gần đến lĩnh vực mình đang giỏi không?
• Đội ngũ có đủ người thực hiện – đủ hiểu biết để đảm bảo chất lượng không?
• Nếu thử, có kiểm soát được rủi ro không?

Nếu câu trả lời là “có” – tôi có thể mở rộng. Nếu “không”, tôi sẽ giới thiệu đối tác hoặc từ chối khéo léo. Mở rộng quá sớm – không nằm trong vòng tròn năng lực – là cách nhanh nhất để mất uy tín.

Đây là lý do vì sao hiện tại Thiết Kế Web DC chỉ tập trung vào 4 nhóm dịch vụ chủ lực: thiết kế website, tối ưu vận hành, dịch vụ hosting, và nội dung SEO. Tất cả đều nằm trong vùng kiểm soát – và chúng tôi làm tốt nhất có thể.

Bài học đúc kết

• Tôi không cần làm tất cả, tôi chỉ cần làm thật giỏi trong vùng năng lực của mình.
• Mỗi nhân sự cũng cần được đánh giá đúng – giao đúng việc – đặt đúng vai.
• Mọi quyết định mở rộng đều nên bắt đầu từ một câu hỏi: “Có nằm trong vùng mình làm chủ được hay không?”

8 loại lãng phí trong doanh nghiệp – mô hình DOWNTIME và bài học ứng dụng

Đây là phần khiến tôi “giật mình” nhiều nhất trong cả buổi học. Không phải vì nó quá phức tạp, mà vì nó quá đúng – đúng đến mức tưởng như đang nói về chính đội ngũ của mình.

Mô hình DOWNTIME chia 8 loại lãng phí phổ biến trong mọi tổ chức. Không cần nhà máy hay dây chuyền sản xuất – ngay cả một công ty dịch vụ như Thiết Kế Web DC cũng đang mắc nhiều lỗi trong số đó.

Danh sách 8 loại lãng phí theo DOWNTIME

• Defect (Lỗi): Làm sai giao diện, banner sai kích thước, bài viết sai brief.
• Overproduction (Làm thừa): Viết 10 bài chỉ đăng 5, làm thêm banner khách không dùng.
• Waiting (Chờ đợi): Chờ khách duyệt, chờ leader phản hồi, chờ team khác làm xong.
• Not using talent (Không tận dụng nhân sự): Nhân viên giỏi bị giao việc lặt vặt, không được thử thách.
• Transportation (Chuyển giao rối rắm): Gửi file qua Zalo – Drive – Gmail – khó kiểm soát.
• Inventory (Tồn kho công việc): Web làm 90% rồi bị treo, backlog không xử lý.
• Motion (Thao tác thừa): Làm tay từng banner, thiếu thư viện, thiếu template.
• Extra processing (Làm quá mức): Làm thêm hiệu ứng, animation mà khách không yêu cầu.

Cách tôi áp dụng vào Thiết Kế Web DC

• Tôi cùng team họp lại và lập một checklist đơn giản: 8 dòng – mỗi dòng là 1 loại lãng phí – mỗi tuần tự rà.
• Ai gặp lỗi thì ghi lại – không phạt ngay – nhưng phải đề xuất cách cải tiến.
• Sau 2 tuần đầu, chúng tôi đã cắt được hơn 20% công việc bị “dư” mà không có giá trị.

Quan trọng nhất không phải là việc tránh được tất cả lỗi, mà là biết lỗi gì đang xảy ra – và hành động để làm tốt hơn mỗi tuần.

Bài học đúc kết

• Lãng phí không nằm ở quy mô công ty – mà nằm ở cách làm việc hằng ngày.
• Một đội ngũ nhỏ, nhưng tinh gọn và cải tiến đều đặn, sẽ vượt xa một đội đông mà trì trệ.
• DOWNTIME không chỉ là lý thuyết – nó là bản soi gương rất rõ cho từng phòng ban, từng cá nhân.

Kaizen – Tăng 1% mỗi ngày để tạo đột phá bền vững

Sau khi nhận diện được các loại lãng phí nội bộ, tôi bắt đầu suy nghĩ: làm sao để đội ngũ thay đổi – nhưng không bị sốc, không phản ứng tiêu cực, và không cần phải thay máu?

Câu trả lời nằm ở một nguyên lý đơn giản nhưng cực kỳ mạnh mẽ: Kaizen – cải tiến liên tục từng ngày một.

Hiểu đúng về Kaizen

“Kaizen” là khái niệm của người Nhật, có nghĩa là “thay đổi để tốt hơn”. Nhưng khác với những cú thay đổi lớn, Kaizen tập trung vào việc cải tiến nhỏ – đều đặn – và lâu dài.

Buổi học đưa ra một ví dụ kinh điển: nếu bạn tăng 1% mỗi ngày, thì sau 1 năm, bạn không chỉ gấp đôi – mà là gấp gần 38 lần.

Tôi nhìn lại công ty mình. Có rất nhiều thứ không cần thay đổi lớn. Chỉ cần mỗi người tiến thêm một bước nhỏ mỗi tuần – kết quả sẽ khác hẳn.

Cách tôi áp dụng Kaizen tại Thiết Kế Web DC

• Mỗi tuần, tôi yêu cầu mỗi nhân sự ghi lại một điều họ làm tốt hơn tuần trước.
• Tôi tạo bảng tổng hợp: ai đang cải tiến điều gì – và đã loại bỏ lãng phí nào.
• Tôi biến “cải tiến 1%” thành một phần văn hóa nội bộ – thay vì khẩu hiệu.

Không áp lực. Không kỳ vọng phải giỏi ngay. Chỉ cần mỗi người – mỗi tuần – làm một việc tốt hơn một chút so với tuần trước.

Bài học đúc kết

• Cải tiến không bắt đầu bằng phần mềm – mà bắt đầu từ chính thái độ làm việc.
• Kaizen không phải là chiến dịch – mà là một nhịp điệu văn hóa.
• Một công ty không cải tiến đều – sớm muộn cũng sẽ bị thay thế bởi đội làm tốt hơn.

Mô hình A – T – E – F và vòng xoắn năng lực trong đào tạo đội ngũ

Trong phần tiếp theo của buổi học, tôi tiếp cận một mô hình cực kỳ rõ ràng để đánh giá quá trình phát triển năng lực của từng cá nhân trong đội ngũ:
A – T – E – F.

Mô hình này giúp tôi hiểu: nhân sự không tự nhiên mà giỏi. Họ phải đi qua đủ các giai đoạn – và mỗi giai đoạn đều cần quản lý quan sát, đồng hành và giao đúng loại việc.

Ý nghĩa từng giai đoạn trong A – T – E – F

• A – Awareness: Nhận biết – biết mình chưa biết gì, bắt đầu tìm hiểu.
• T – Try: Thử nghiệm – bắt đầu thực hành, sai là chính, cần hướng dẫn sát.
• E – Experience: Tích lũy kinh nghiệm – làm được việc, giảm lỗi, bắt đầu ổn định.
• F – Formation: Làm chủ – không chỉ làm được mà còn hướng dẫn người khác.

Điều thú vị nhất là: sau mỗi lần đạt “F” – nhân sự bước sang một tầng mới – và bắt đầu lại từ A.
Đó gọi là vòng xoắn năng lực. Người giỏi luôn phát triển bằng cách bắt đầu một hành trình học mới.

Cách tôi áp dụng A – T – E – F tại Thiết Kế Web DC

• Tôi chia nhỏ công việc theo từng cấp độ: việc cho A khác việc cho E.
• Thực tập sinh ở mức “T” thì chỉ nhận task đơn, có hướng dẫn rõ.
• Người đạt “F” thì không chỉ làm – mà còn phải kèm 1 người mới và chia sẻ cách làm việc.

Tôi không còn đánh giá nhân sự theo cảm giác “được việc hay chưa”, mà theo tiêu chí rõ ràng:
họ đang ở giai đoạn nào – và cần gì để lên tầng tiếp theo.

Bài học đúc kết

• Không có nhân sự yếu – chỉ có người chưa được đặt đúng giai đoạn phát triển.
• Không nên giao việc lớn cho người còn ở giai đoạn “Try”.
• Tôi là người điều hành – thì tôi phải biết ai đang ở A, ai đang ở F – và tạo điều kiện phù hợp cho từng người.

Mô hình 3P – 3R kết hợp PDCA – Xây tổ chức bền từ gốc đến ngọn

Đến phần này, tôi thật sự cảm nhận được sự nghiêm túc và hệ thống trong cách tư duy quản trị hiện đại.
Một doanh nghiệp muốn đi xa không thể chỉ dựa vào cảm hứng – mà phải được xây dựng từ gốc rễ:
tư duy – công cụ – thói quen.

Mô hình 3P – 3R mà thầy Tưởng Thanh Sơn chia sẻ giúp tôi nhìn lại doanh nghiệp của mình từ nền móng:

Ba yếu tố gốc rễ (3P)

• P1 – Tư duy: Hệ giá trị, niềm tin, văn hóa vận hành.
• P2 – Hệ thống: Quy trình, biểu mẫu, công cụ, phần mềm hỗ trợ.
• P3 – Hành vi: Thói quen làm việc hằng ngày của đội ngũ.

Nếu bạn chỉ thay giao diện (P3) mà không thay hệ thống (P2) hay tư duy (P1) – thì tổ chức vẫn không thể phát triển bền vững.

Ba kết quả đầu ra (3R)

• R1 – Cam kết: Đội ngũ có thực sự đồng lòng không?
• R2 – Hiệu suất: Công việc có đang được làm đúng và đủ?
• R3 – Tầm nhìn: Mỗi bước đi có đang đưa công ty tiến gần mục tiêu dài hạn?

Để 3P vận hành thành kết quả 3R, doanh nghiệp cần một chu trình vận hành hiệu quả. Và đó chính là lúc PDCA xuất hiện.

PDCA – Chu trình cải tiến liên tục

• Plan: Lập kế hoạch rõ ràng, đo được, có deadline.
• Do: Triển khai đúng người – đúng nhiệm vụ.
• Check: Đo lường, đánh giá, phản hồi.
• Act: Điều chỉnh, cải tiến, chuẩn hóa để làm tốt hơn ở vòng sau.

Tôi áp dụng PDCA vào từng hoạt động nhỏ trong công ty: từ viết bài, triển khai dự án đến họp team mỗi tuần.
Kết quả là không cần họp dài – chỉ cần đúng trọng tâm – và tuần sau luôn làm tốt hơn tuần trước.

Bài học đúc kết

• Tổ chức mạnh bắt đầu từ tư duy đúng – hệ thống đúng – thói quen đúng.
• Mỗi người làm việc có kế hoạch – có đo lường – có cải tiến – chính là đang xây nền cho một công ty bền vững.
• PDCA không phải là lý thuyết – mà là nhịp điệu vận hành thiết thực nhất tôi từng áp dụng.

Kết luận – Xây tổ chức bằng quy chế, không bằng cảm xúc

Sau buổi học này, tôi không mang về những công thức phức tạp, cũng không tìm kiếm điều gì “cao siêu”.
Điều tôi nhận lại là một hệ thống tư duy rõ ràng, thực tế và có thể bắt tay vào triển khai ngay tại công ty mình – Thiết Kế Web DC.

Tôi hiểu rằng: một tổ chức muốn phát triển bền vững thì không thể dựa vào cảm xúc cá nhân hay may mắn tình cờ.
Tổ chức ấy phải được dẫn dắt bằng hệ giá trị rõ – bằng quy chế minh bạch – và bằng khả năng cải tiến không ngừng.

Từ hôm nay, tôi cam kết sẽ xây dựng lại công ty mình theo các trụ cột sau:

• Soạn lại toàn bộ bản mô tả công việc cho từng vị trí.
• Định nghĩa rõ tiêu chuẩn năng lực và thang đánh giá theo A–T–E–F.
• Thiết lập quy chế thưởng – phạt công khai và áp dụng theo nguyên tắc, không theo cảm xúc.
• Đưa vào vận hành chu trình PDCA trong từng đầu việc và dự án.
• Xây dựng văn hóa Kaizen – cải tiến liên tục 1% mỗi ngày trong đội ngũ.

Tôi không kỳ vọng đội ngũ của mình thay đổi ngay lập tức. Nhưng tôi tin: nếu mình thay đổi, hệ thống thay đổi, cách quản trị thay đổi – thì từng người trong đội sẽ lớn lên theo thời gian.

Và nếu bạn đang làm chủ một doanh nghiệp nhỏ giống tôi – hãy bắt đầu từ chính mình. Từ tư duy. Từ quy chế. Từ một file Excel nho nhỏ kiểm soát lãng phí hằng tuần. Từ một bảng phân loại nhân sự theo A–T–E–F.

Doanh nghiệp không lớn lên nhờ quy mô. Doanh nghiệp lớn lên nhờ chính cách chủ doanh nghiệp tư duy và hành động mỗi ngày.

Bùi Viết Cường – Founder Thiết Kế Web DC